Se você emite notas fiscais eletrônicas no seu comércio, certamente já se deparou com o termo DANFE. Embora muitos lojistas confundam o DANFE com a própria nota fiscal, na verdade ele é apenas uma representação impressa do documento digital. Entender essa diferença é fundamental para cumprir suas obrigações fiscais corretamente e evitar problemas com o Fisco.
Neste artigo, vamos explicar em detalhes o que é o DANFE, para que serve, quais informações ele contém, como imprimir e quais são as exigências legais que todo comerciante precisa conhecer.
O que é o DANFE?
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Trata-se de uma representação gráfica simplificada da NF-e, criada para acompanhar o trânsito de mercadorias e facilitar a consulta da nota fiscal eletrônica no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
É importante destacar: o DANFE não é a nota fiscal. A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um arquivo digital no formato XML, assinado digitalmente e autorizado pela SEFAZ. O DANFE é apenas um espelho impresso desse documento, usado para fins práticos no dia a dia do comércio.
Pense no DANFE como um "resumo visual" da NF-e. Ele contém as informações essenciais da operação comercial e, principalmente, a chave de acesso de 44 dígitos que permite localizar o documento eletrônico original nos sistemas da Receita.
Para que serve o DANFE?
O DANFE cumpre diversas funções importantes no comércio:
- Acompanhar o transporte de mercadorias: durante o trânsito, o DANFE deve acompanhar a carga. Fiscais rodoviários podem solicitar o documento para verificar a regularidade da operação.
- Facilitar a consulta da NF-e: através da chave de acesso impressa no DANFE (e do código de barras correspondente), qualquer pessoa pode consultar a NF-e original no portal da SEFAZ.
- Servir como comprovante para o destinatário: o comprador recebe o DANFE como prova da transação até que tenha acesso ao XML da NF-e.
- Auxiliar na escrituração contábil: embora a escrituração oficial seja feita com base no XML, o DANFE facilita a conferência visual dos dados.
Quais informações o DANFE contém?
O DANFE traz as principais informações da nota fiscal eletrônica organizadas de forma visual. Entre os dados presentes no documento, destacam-se:
- Chave de acesso: sequência de 44 dígitos numéricos que identifica unicamente a NF-e. Também é representada por um código de barras.
- Dados do emitente: razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço completo e telefone da empresa que emitiu a nota.
- Dados do destinatário: informações do comprador, incluindo nome ou razão social, CPF/CNPJ e endereço.
- Descrição dos produtos ou serviços: lista detalhada dos itens comercializados, com código, descrição, quantidade, valor unitário e valor total.
- Valores totais: subtotal dos produtos, valor do frete, descontos, acréscimos e valor total da nota.
- Informações fiscais: CFOP, CST, base de cálculo e alíquota do ICMS, IPI e outros tributos.
- Dados de transporte: informações sobre o transportador, volumes, peso bruto e líquido.
- Número do protocolo de autorização: confirma que a NF-e foi autorizada pela SEFAZ.
DANFE simplificado vs. DANFE completo
Existem dois formatos principais de DANFE:
DANFE completo (retrato ou paisagem)
É o formato padrão, impresso em folha A4. Contém todas as informações detalhadas da NF-e e é o mais utilizado para operações de venda com transporte de mercadorias. Pode ser impresso em orientação retrato (vertical) ou paisagem (horizontal), sendo o formato retrato o mais comum.
DANFE simplificado (NFC-e)
Usado nas operações de venda ao consumidor final, o DANFE da NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é impresso em formato reduzido, semelhante a um cupom fiscal. É emitido em bobina térmica de 80mm, ideal para impressoras de PDV. Contém informações resumidas e um QR Code para consulta online.
A escolha entre um e outro depende do tipo de operação. Vendas no balcão para consumidor final utilizam o DANFE simplificado da NFC-e, enquanto vendas entre empresas (B2B) ou com transporte interestadual exigem o DANFE completo da NF-e.
Como imprimir o DANFE
A impressão do DANFE é feita diretamente pelo sistema emissor de NF-e. O processo é simples:
- Emita a NF-e normalmente pelo seu sistema de automação comercial.
- Aguarde a autorização da SEFAZ — o sistema envia o XML e recebe o protocolo de autorização.
- Imprima o DANFE — após autorização, o sistema gera o DANFE automaticamente para impressão.
Para o DANFE completo (NF-e), você pode usar qualquer impressora comum, de preferência a laser para melhor qualidade. Já para o DANFE simplificado (NFC-e), é necessária uma impressora térmica não fiscal, como as de 80mm amplamente usadas no varejo.
Sistemas modernos como o Gálago geram o DANFE automaticamente após a autorização da nota, sem necessidade de configurações adicionais.
Exigências legais do DANFE
Existem algumas regras importantes que todo comerciante precisa conhecer sobre o DANFE:
- Obrigatoriedade no trânsito: o DANFE deve acompanhar a mercadoria durante todo o transporte. A ausência pode resultar em apreensão da carga e multa.
- Não substitui o XML: o DANFE não tem validade jurídica como documento fiscal. O documento com validade é o XML da NF-e. Por isso, é obrigatório guardar o XML por pelo menos 5 anos.
- Impressão em via única: o DANFE deve ser impresso em uma única via. Não existe o conceito de "primeira via" e "segunda via" como nas antigas notas em papel.
- Proibido alterar: qualquer alteração manual no DANFE impresso torna o documento inválido. Correções devem ser feitas por carta de correção eletrônica ou cancelamento da NF-e.
- Código de barras legível: o código de barras da chave de acesso deve estar legível para leitura por scanner, facilitando a conferência por fiscais.
Dúvidas frequentes sobre o DANFE
Preciso guardar o DANFE impresso?
Não há obrigatoriedade de guardar o DANFE impresso, desde que você mantenha o XML da NF-e armazenado pelo prazo legal de 5 anos. Na prática, muitas empresas mantêm o DANFE arquivado por conveniência, mas o que tem validade fiscal é o XML.
O DANFE pode ser enviado por e-mail?
Sim. O DANFE pode ser gerado em formato PDF e enviado por e-mail ao cliente. Isso é cada vez mais comum e ajuda a reduzir custos com impressão. Porém, para transporte de mercadorias, o DANFE impresso (ou a versão digital em dispositivo móvel, em estados que já permitem) ainda é necessário.
O que acontece se eu perder o DANFE?
Como o DANFE é apenas uma representação gráfica, ele pode ser reimpresso a qualquer momento a partir do XML da NF-e. Basta acessar seu sistema emissor ou o portal da SEFAZ com a chave de acesso.
Conclusão
O DANFE é uma peça fundamental na rotina fiscal do comércio brasileiro. Embora não seja a nota fiscal em si, ele cumpre funções essenciais no acompanhamento de mercadorias, na consulta de documentos fiscais e na organização do seu negócio.
Para garantir que seus DANFEs sejam gerados corretamente e em conformidade com a legislação, o ideal é contar com um sistema de automação comercial que cuide de todo o processo de emissão de NF-e e impressão do DANFE de forma integrada ao seu PDV e estoque.